A digitalização de documentos tem como objetivo retirar das prateleiras, caixas e gavetas aqueles montes de arquivos e registros que as empresas armazenam em seus escritórios.

Segundo a Mordor Intelligence, os serviços de digitalização de documentos têm registrado um crescimento constante nos últimos anos, e é esperado um aumento de 6,64% entre 2023 e 2028.

Ao optar pela digitalização de documentos, as empresas conseguem otimizar as atividades diárias, ganhar espaço físico e aumentar a produtividade.

Para saber o que é digitalização de documentos, como é feita e onde encontrar empresas de digitalização de documentos, continue a leitura!

 

O que é digitalização de documentos?

A digitalização de documentos é a transformação de um documento físico em um arquivo digital, que pode ser armazenado em sistema eletrônico, facilitando o acesso e a procura pelo documento.

Esse método permite um sistema de gerenciamento de arquivos mais organizado.

Ao invés de depender de caixas organizadoras, livros de registros e estantes cheias de documentos, você terá esses documentos em pastas virtuais ou arquivos eletrônicos no próprio computador.

Este processo de arquivamento é uma realidade muito comum em diversas empresas que precisam lidar com uma grande quantidade de arquivos físicos.

 

Como fazer a digitalização de documentos?

A digitalização é feita por meio de escaneamento, utilizando um aparelho de scanner ou até mesmo a câmera do celular.

Depois de escaneados, esses arquivos devem ser salvos e armazenados em um lugar apropriado. Antes, estes arquivos costumavam ser armazenados em disquetes, CDs e pen drives, atualmente ficam em servidores ou em nuvens.

Empresas de digitalização de documentos, muitas das vezes podem entregar esses arquivos em servidores próprios ou softwares de gestão de documentos, e assim facilitar o compartilhamento dos arquivos digitalizados.

 

O que pode ser digitalizado?

Para digitalizar arquivos você pode procurar uma gráfica que disponibilize esse tipo de serviço. Normalmente as gráficas fazem a digitalização dos seguintes documentos:

  • Relatórios;
  • Certidões;
  • Registros;
  • Comandas;
  • Notas fiscais;
  • Recibos;
  • Faturas;
  • Extratos bancários;
  • Currículos;
  • Documentos de rotina;
  • Documentos financeiros.

Além disso, escolas e outros setores educacionais também podem se beneficiar dos serviços de digitalização de documentos, pois facilita o acesso a registros dos alunos, como matrículas, boletins, históricos escolares e outras informações relevantes.

 

Por que digitalizar documentos?

Se você tem uma sala, caixa ou prateleira repleta de papelada sabe o quão difícil é encontrar um documento específico no meio dessa pilha.

Mesmo categorizando e identificando tudo muito bem, encontrar o que precisa pode levar tempo. Com a digitalização de documentos essa busca pode durar segundos no computador.

Isso representa apenas uma das vantagens de digitalizar documentos corporativos. Abaixo, daremos mais 8 motivos para considerar a digitalização de toda a papelada do seu escritório.

 

1. Economia de espaço

Escritórios corporativos que procuram por empresas de digitalização, estão buscando implementar um sistema de gerenciamento de arquivos mais atual e acima de tudo, abrir espaço em seus departamentos.

Manter um escritório físico que comporte adequadamente todos os funcionários, móveis e sala de reuniões, pode ser uma tarefa difícil, e acrescentar uma área apenas para armazenar arquivos, pode acarretar em despesas maiores.

Contudo, ao optar por essa gestão de documentos, torna-se possível alojá-los em servidores ou nuvens, eliminando assim a necessidade de espaço físico e armários.

 

2. Redução de custos

A redução de custos em uma empresa é importante para uma boa gestão. E com a digitalização é possível ter uma economia no consumo de papel e tinta de impressora.

Empresas que adotam a digitalização experimentam um impacto positivo em suas finanças, até porque a conversão para arquivos virtuais diminui os gastos com materiais de escritório.

Ao contratar uma empresa de digitalização de documentos, também elimina a necessidade de adquirir e manter um aparelho de scanner.

 

3. Maior controle sobre os documentos

Ter um estoque de documentos físicos pode implicar em um esforço adicional na busca por um arquivo antigo ou específico.

Entretanto, a digitalização de documentos simplifica esse processo, pois permite um acesso mais rápido.

Os arquivos digitalizados podem ser separados por pastas e categorizados de acordo com diversos critérios, como datas, tópicos, departamentos, clientes, fornecedores e outros parâmetros.

Ao acrescentar essas informações nos documentos, eles se tornam pesquisáveis dentro do sistema, facilitando ainda mais sua localização.

Se disponibilizados em nuvens, você ainda poderá acessar as informações de qualquer local e a qualquer momento, contanto que tenha acesso à internet.

 

4. Aumento da produtividade

Ao ter um maior controle sobre os arquivos, os colaboradores conseguem dedicar seu tempo para atividades mais produtivas, ao invés de desperdiçá-lo procurando arquivos perdidos em caixas ou gaveteiros.

Outra forma de aumentar a produtividade da equipe com a digitalização de documentos é encurtando o tempo necessário para enviar documentos entre colegas de trabalho e filiais, tornando o processo muito mais ágil.

Com apenas alguns cliques, o conteúdo pode ser enviado para alguém que esteja a quilômetros de distância, sem precisar escanear antes.

 

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5. Gestão de documentos

Uma das vantagens de implementar um sistema de gestão de documentos é de facilitar a rotina administrativa de todos os setores.

Por exemplo, uma organização que adota o trabalho remoto ou híbrido, pode ter a necessidade de compartilhar documentos com todos os colaboradores.

Com arquivos digitalizados, os profissionais que trabalham em regime home-office podem acessar os mesmos documentos que seus colegas que estão trabalhando no local.

 

6. Segurança dos arquivos

Documentos que passaram pelo processo de digitalização podem ser protegidos por senhas e criptografia, mantendo o sigilo dos documentos corporativos.

Com esse processo você pode determinar medidas de segurança e estabelecer diferentes níveis de acesso para cada funcionário.

Dessa forma você pode proteger os arquivos contra a perda de documentos, destruição e adulteração, assegurando assim, a integridade e segurança das informações importantes da empresa.

 

7. Ajuda a reunir documentos regulatórios

Determinadas empresas são obrigadas por lei a preservar documentos por um período específico para fins de auditoria e conformidade regulatória.

A digitalização de documentos pode ajudar as organizações a cumprir essas obrigações fiscais, além de preservar informações importantes para a empresa.

 

8. Outros benefícios da digitalização de documentos

  • Sustentabilidade: devido a redução no uso de papéis e outros materiais, contribui para a preservação do meio ambiente. Além disso, pode minimizar a quantidade de lixo na natureza;
  • Melhoria no atendimento ao cliente: ao conseguir acessar as informações de forma instantânea, as solicitações dos clientes são atendidas mais rapidamente. E isso pode fazer a diferença na satisfação dos consumidores e nos resultados do seu negócio;
  • Identificação de tendências: a digitalização de documentos possibilita perceber tendências e a identificar insights para uma tomada de decisão mais assertiva.

 

Escanear ou digitalizar? Qual a diferença?

Documentos digitais e documentos digitalizados, podem ser palavras usadas frequentemente como sinônimos, porém há uma pequena diferença entre elas. Veja abaixo!

  • Documento digital: trata-se de um documento que já foi criado no ambiente virtual;
  • Documento digitalizado: é um arquivo físico, em papel, que foi adaptado, ou seja, escaneado para ficar salvo digitalmente ou ser enviado para alguém eletronicamente.

 

Escanear ou digitalizar?

A diferença de escanear e digitalizar um documento estão nos detalhes do processo. O escaneamento é o ato de fazer uma imagem digital de um documento físico.

Por outro lado, a digitalização envolve transformar o arquivo para que ele consiga ser identificado por softwares, e possa ser localizado por meio de buscas no sistema.

Ou seja, o documento ganha um código binário, contendo informações que podem ser lidas e interpretadas por sistemas de gestão.

 

Empresas de digitalização de documentos

As empresas de digitalização de documentos são especializadas na conversão de diversos tipos de arquivos, desde contratos, certidões, relatórios e boletos, até qualquer documentação associada às operações de sua empresa.

Você pode encontrar esses serviços em gráficas que muitas vezes também oferecem uma variedade de outros serviços empresariais, incluindo impressão de documentos corporativos, confecção de cartões de visita, produção de crachás em PVC e muito mais.

 

Como a empresa faz a digitalização de documentos?

A empresa especializada em digitalização de documentos vai realizar esse procedimento em algumas etapas, semelhantes às citadas abaixo.

  • Coleta, preparação e higienização: remoção de clipes, grampos, limpeza e recuperação de documentos amassados;
    Classificação: os documentos são organizados de acordo com as especificações do projeto, como data, nome, lote, etc;
  • Digitalização: escaneamento do arquivo em papel para o arquivo digital – com extração inteligente de informações (OCR) – se atentando a nitidez dos arquivos;
  • Indexação: criando identificação para cada documento com base em critérios definidos pelo cliente;
  • Qualidade: revisão dos arquivos, para assegurar que a imagem ficou nítida e dentro do enquadramento;
  • Publicação: Algumas empresas disponibilizam softwares ou ferramentas em nuvens para que os documentos sejam acessados pelo cliente, de qualquer lugar.

 

Legislação sobre digitalização de documentos

O decreto Federal nº 10.278/2020, determina que os documentos digitalizados têm a mesma validade jurídica dos originais, sem a necessidade de um certificado digital.

Sendo assim, arquivos físicos que foram digitalizados e armazenados, poderão ser descartados – exceto aqueles que tenham valor histórico.

Esse contexto está inserido na era da Indústria 4.0, na qual se usa a tecnologia para diminuir a burocracia dos processos corporativos e otimizar tempo, esforços e recursos.

 

Posso jogar fora documentos que já foram digitalizados?

Ao considerar o descarte de documentos que já foram convertidos em formato digital, deve-se atentar às diretrizes estabelecidas pela LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados).

As empresas devem tomar cuidado ao se desfazer de qualquer tipo de documento físico que contenha informações pessoais.

Conforme o artigo 3º da Lei nº 12.682/2012, o processo de digitalização deve ser conduzido de modo a preservar a integridade, autenticidade e, quando necessário, a confidencialidade do documento digital, fazendo uso de certificado digital, quando aplicável.

Portanto, a eliminação de documentos que já foram digitalizados deve ser realizada com base nessas orientações legais.

 

Conclusão

Como foi visto, fazer a digitalização dos documentos corporativos pode trazer dezenas de benefícios para a sua empresa, incluindo mais espaço, redução de custos e maior controle sobre seus registros.

Se você está procurando uma empresa de digitalização em São Paulo, Santo André, entre em contato com a gráfica RedeCopia.

Estamos prontos para atender a demanda da sua empresa com atenção e excelência!

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